- Nguồn bài: Agilearn – Cộng đồng Thích được việc
- Biên tập, hình ảnh: GrowMind
Làm việc từ xa – là từ khóa đã trở nên phổ biến, thậm chí là lựa chọn duy nhất của các doanh nghiệp trong bối cảnh đối phó với dịch bệnh. Khái niệm không thân thuộc này đã gắn bó với các đội ngũ trong suốt hơn hai năm qua, gây nhiều cản trở về hiệu suất cũng như tinh thần của nhân viên cũng như người lãnh đạo. Tuy nhiên, khi đây là lựa chọn tốt nhất trong thời điểm, chúng ta chỉ còn cách VƯỢT QUA, qua những khó khăn, thách thức mà nó đem lại. Vậy quản lý dự án online, hay quản lý đội ngũ từ xa cần thực hiện thế nào, theo quy trình ra sao để đạt hiệu quả tốt nhất? Hãy cùng đọc bài viết này của GrowMind để có cái nhìn tổng quan nhất và tìm được câu trả lời cho mình.
I. ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN ONLINE KHỞI ĐẦU TỐT
Việc thống nhất phương thức báo cáo – liên lạc – thảo luận khi bắt đầu làm việc online là cần thiết, khi các thành viên không còn ở chung một vị trí, lịch sinh hoạt có nhiều yếu tố ngoại cảnh tác động. Việc người quản lý cần làm ngay từ đầu là:
1. Có tầm nhìn rõ ràng và mục tiêu khả thi ngay từ đầu
Không có mục tiêu, mọi việc đều khó đi đúng hướng. Giống như khi làm việc bình thường, dự án online phải thường xuyên kiểm tra các mục tiêu của mình và điều chỉnh trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, ngay từ đầu, bạn – người lãnh đạo nên dành khoảng thời gian cho việc xác định viễn cảnh và mục tiêu của nhóm.
2. Làm rõ vai trò của mỗi thành viên trong nhóm
Mọi thành viên trong nhóm nên biết họ được giao công việc gì. Nhóm online sẽ không thể thành công nếu các vai trò không được xác định rõ ràng từ đầu.
3. Duy trì tính tổ chức
Trưởng nhóm hay người quản lí dự án phải lập kế hoạch làm việc và duy trì mối quan hệ ở khoảng cách khá xa trong suốt quá trình triển khai dự án. Dù trưởng nhóm nào cũng phải làm những nhiệm vụ như vậy, nhưng việc một trưởng nhóm dự án online có óc tổ chức tốt là điều đặc biệt quan trọng, vì khả năng thất bại sẽ cao hơn nhiều.
4. Nắm vững các vấn đề chính
Mọi người trong nhóm phải cùng xác định và đi đến thống nhất những điều sau:
- Chúng ta đang làm gì và làm khi nào?
- Ai là người chịu trách nhiệm?
- Chúng ta làm việc đó như thế nào?
- Làm sao chúng ta biết khi nào thì việc đó làm xong?
- Làm thế nào chúng ta (và những người khác) kiểm tra tiến độ và hiệu suất hoạt động?
- Làm thế nào để chúng ta (và những người khác) đánh giá kết quả của hoạt động
II. LẬP KẾ HOẠCH TUẦN KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN ONLINE
Không chỉ khi offline, mà với việc quản lý dự án online, kế hoạch tuần có vai trò vô cùng quan trọng trong việc giúp mọi người trong nhóm nắm bắt được công việc trong tuần, xác định cách thức để hoàn thành nó.
Việc lập kế hoạch có thể được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị
- Năng lực của nhóm: ước tính dựa trên lịch nghỉ phép hoặc kế hoạch làm việc cuả từng thành viên.
- Mục tiêu dự kiến trong Tuần.
- Tình trạng của các sản phẩm, hoạt động nhóm đang triển khai.
- Phòng họp.
- Đặt lịch kèm chương trình cụ thể trên Google Calendar và thông báo cho mọi người.
Bước 2: Họp thảo luận
Nếu nhóm của bạn triển khai OKR, chúng ta có 5 bước để xác định mục tiêu:
B1: Mỗi thành viên trong nhóm tự viết ra giấy note 1-3 mục tiêu mình nghĩ nhóm nên tập trung trong tuần tới.
B2: Dán các mục tiêu này lên bảng.
B3: Mọi người sẽ đọc lần lượt từng mục tiêu, xem mục tiêu nào trùng thì ghép.
B4: Thảo luận và lựa chọn các mục tiêu cả nhóm sẽ cùng tập trung. Trưởng nhóm có thể là người sẽ chốt.
B5: Viết lại mục tiêu mà nhóm đã thống nhất lên 1 tờ note.
Sau khi xác định được mục tiêu chung, cả team dự án sẽ bàn bạc để nhận KR cho từng thành viên theo các bước sau:
B1: Mỗi thành viên tự viết ra 3-5 KR mà mình nghĩ cả nhóm cần thực hiện để đạt được Mục tiêu tuần.
B2: Dán các KR lên bảng.
B3: Mọi người sẽ đọc từng KR xem KR nào trùng thì ghép lại.
B4: Thảo luận, thống nhất các KR sẽ làm trong tuần để phục vụ Mục tiêu.
B5: Mọi người nhận KR mình sẽ thực hiện.
B6: Với từng KR, các cá nhân đưa ra danh sách các việc cần làm kèm theo định nghĩa hoàn thành, ước tính thời gian vào các stickynote.
B7: Trưởng nhóm sẽ góp ý cho các thành viên nếu cần
Bước 3: Trực quan hoá
Sau khi có được phân công công việc từ bước 2, hãy đưa các stickynote này lên bảng Kanban/Backlog của nhóm.
III. CÁC CÔNG CỤ GIÚP CỘNG TÁC HIỆU QUẢ KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN ONLINE
Các công cụ dưới đây được chia thành 7 nhóm, phục vụ cho các mục đích khác nhau của việc cộng tác hiệu quả khi quản lý dự án online:
- Nhóm công cụ cho các cuộc họp, hội thảo trực tuyến: Skype, GotoMeeting
- Nhóm công cụ cộng tác qua tin nhắn: Slack, Chatwork, Chanty
- Nhóm công cụ cộng tác quản lý tài liệu: G Suite (Google Drive, Google Sheet, Presentation…), Quip
- Nhóm công cụ cộng tác quản lý dự án: Jira, Trello
- Nhóm công cụ chia sẻ tập tin: Drive, Dropbox
- Nhóm công cụ quản lý kiến thức: Confluence, AnswerHub
- Công cụ quản lý thời gian: Hubstaff, Clicktime
IV. QUẢN LÍ TIẾN ĐỘ ONLINE
Khi sử dụng công cụ quản lý tiến độ, bạn sẽ nắm được tình hình một cách chính xác và nhanh chóng đưa ra phương án giải quyết.
- Biểu đồ kiểm soát quá trình
- Kanban
- Bảng Huddle
- Gemba Walks
Các công cụ được mô tả kỹ hơn tại đây: https://agilearn.vn/wp-content/uploads/2021/05/4.-Quan-li-tien-do-nhom-lam-viec-tu-xa.pdf
V. ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP ONLINE HIỆU QUẢ
Để cuộc họp cho dự án online diễn ra hiệu quả, người điều hành cuộc họp cần có kỹ năng chuyên nghiệp để giúp cuộc họp đạt được kết quả, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, đồng thời làm tăng độ gắn kết của đội ngũ, độ chuyên nghiệp và tinh nhuệ của tập thể.
1. Đúng giờ
Những người tham gia cuộc họp cần vào công cụ họp online trước khi cuộc họp bắt đầu khoảng 10 phút để kiểm tra đường truyền, kết nối đảm bảo đến đúng thời gian, cuộc họp có thể bắt đầu.
2. Phân công công việc
Trước khi cuộc họp bắt đầu, cần làm rõ: ai đóng vai trò thư kí? Ai đóng vai trò chủ toạ? Ai đóng góp tham luận gì? Việc phân công công việc cụ thể, rõ ràng sẽ giúp cho người được phân công có thời gian chuẩn bị cho công việc của mình giúp cuộc họp giữ được mục đích, đảm bảo nội dung.
3. Lắng nghe và điều phối
Luôn luôn lắng nghe các ý kiến, quan điểm được đưa ra trong buổi họp, khuyến khích các thảo luận để có thêm nhiều thông tin việc ra quyết định.
4. Chủ toạ tránh tham gia vào tranh luận
Chủ tạo nên giữ vai trò điều phối, tránh tham gia trực tiếp vào các cuộc thảo luận để luôn giữ được yếu tố khách quan, lắng nghe trọn vẹn các quan điểm của những người tham gia cuộc họp.
5. Xác định rõ ràng về cơ chế ra quyết định
Khi nhiều ý kiến, quan điểm được đưa ra, cần có cơ chế ra quyết định rõ ràng, ai là người quyết định cuối cùng: chủ toạ? Người điều phối? Hay người có quyền hạn và trách nhiệm liên quan?
6. Có nghị quyết hoặc chốt lại cuộc họp
Kết thúc cuộc họp bạn cần xác định lại những vấn đề đã xem xét, Nêu lại những quyết định trong buổi họp, Đừng quên hỏi thư ký đã ghi nhận đầy đủ hay chưa.
Đối với các cuộc họp thảo luận, hội ý, cải tiến, cần có các kế hoạch hành động hoặc chốt lại cuộc họp để đảm bảo rằng kết thúc cuộc họp, các cá nhân có thể bắt đầu công việc của mình.
7. Cập nhật biên bản và gửi lại
Cuối cùng, biên bản cần được cập nhật và gửi lại trong vòng 24h để giúp các thành viên tham gia nhớ được các thảo luận, thống nhất đã đưa ra trong cuộc họp để từ đó có cơ sở giám sát tiến trình thực hiện các công việc.
VI. GIẢI QUYẾT CÁC VẤN ĐỀ KHI QUẢN LÝ DỰ ÁN ONLINE
Các vấn đề thường gặp khi tổ chức dự án online sẽ được xử lý thế nào? Dưới đây là một số tổng hợp chính.
1. Sự đồng nhất của nhóm
Sự đồng nhất của nhóm không tự nhiên xuất hiện khi phải làm online vì những lí do rất hiển nhiên. Nếu nhóm và các thành viên của nhóm sống tách biệt nhau, họ sẽ không có chung cảm nhận và như người ta thường nói: “xa mặt, cách lòng”.
Bạn có thể tiến hành một số phương pháp sau đây để tăng tính đồng nhất cho nhóm:
- Tổ chức cuộc họp ra mắt
- Khuyến khích những cuộc gặp mặt định kì theo tiến độ công việc
- Tìm những thời điểm mà mọi người có thể tiếp xúc với nhau
- Tạo sự đồng nhất của nhóm xoay quanh mục tiêu
2. Sự tận tâm
Để xây dựng sự tận tâm cho nhóm làm việc từ xa, bạn hãy bắt đầu từ việc lựa chọn thật kĩ các thành viên tham gia nhóm. Ngoài những kĩ năng cần phải có để thực hiện dự án, trưởng nhóm nên chọn người có mối quan tâm tự nhiên, mạnh mẽ tới mục tiêu của nhóm, và họ cũng phải có năng lực những hiểu biết, kĩ năng quan trọng cho công việc của nhóm.
3. Tinh thần hợp tác
Khi không còn ở cùng một không gian, liệu các thành viên trong nhóm dự án online có thể hợp tác chặt chẽ với nhau không? Sau đây là một số lời khuyên cho bạn:
- Tạo cơ hội hợp tác: Bạn có thể khai thác những công cụ giao tiếp đã trình bày ở trên. Việc giao tiếp sẽ tạo điều kiện cho sự hợp tác trong nhóm.
- Công nhận và khen ngợi hành vi hợp tác: Ví dụ: khen ngợi thành viên đang thúc đẩy tiến độ thuyết trình công việc của nhóm, hoặc thông báo những tài liệu, sản phẩm tốt do các thành viên phối hợp triển khai.
4. Các yếu tố văn hoá
Giao tiếp thường là trở ngại lớn nhất trong những nhóm có các thành viên đến từ nhiều nền văn hoá khác nhau. Việc thống nhất quan điểm về điều kiện lao động, giờ giấc, quyền hạn và trách nhiệm, cách thức giao tiếp là cực kỳ cần thiết.
Quản lý vốn dĩ không phải là việc dễ dàng, đặc biệt trong bối cảnh các dự án, đội ngũ phải làm việc online, không thể áp dụng các phương pháp quản trị truyền thống. Với các hướng dẫn cụ thể trên đây, hy vọng các nhà quản lý sẽ có tầm nhìn tổng quan hơn về các thay đổi cần thực hiện khi quản trị đội ngũ từ xa và triển khai các bước hiệu quả hơn trong những thời điểm làm việc remote khác.
Cập nhật các thông tin mới nhất về GrowMind tại đây.
GrowMind – Đồng kiến tạo mạng lưới các công ty tiến bộ và hạnh phúc.
