Theo nghiên cứu của HR Digest, chúng ta dành đến 31 giờ mỗi tháng để họp hành – thời gian này bằng 4 ngày làm việc chính thức.
Lượng công việc nhiều, bạn làm sao xử lý hết mà vẫn phải đảm bảo dành thời gian cho các cuộc họp? Có nên chấp nhận trở thành “chuyên gia họp” hay có cách nào để xử lý tình trạng này?
GrowMind đã giới thiệu các nhịp họp cơ bản của một tổ chức và các nguyên tắc để hội họp hiệu quả. Bài viết dưới đây là 5 câu hỏi để “lọc” xem liệu cuộc họp có thực sự cần thiết hay không trước khi bạn bắt tay thêm vào lịch làm việc của mình:
1. Cuộc họp này có thực sự cần thiết?
Với những nhà văn, việc loại bỏ những diễn biến bên lề không phục vụ toàn cảnh câu chuyện là cần thiết. Và điều này cũng đúng với những cuộc họp. Hãy chỉ giữ lại những cuộc họp có độ ưu tiên cao, có ảnh hưởng đến doanh thu, phát triển… của doanh nghiệp. Loại bỏ những cuộc họp còn lại, và đội ngũ sẽ biết ơn bạn vì điều này.
2. Liệu BẠN có bắt buộc phải tham gia vào cuộc họp không?
Thông thường, chúng ta dễ rơi vào cái bẫy tự động chấp nhận lời mời họp, vì chúng ta nghĩ răng được mời tức là mình cần thiết cho cuộc họp. Nhưng điều này không phải lúc nào cũng đúng. Hãy giữ cho bảng biểu họp của bạn thông thoáng bằng cách xác định lại vai trò của mình trong các cuộc họp.
3. Có những ai liên quan đến cuộc họp?
Nếu BẠN chính là người đứng ra tổ chức cuộc họp, hãy nghĩ về việc AI sẽ cần phải tham gia cuộc họp. Lưu ý rằng, cuộc họp sẽ đi đến quyết định nhanh hơn nếu ít người hơn. Thông tin chi tiết hoặc cập nhật có thể gửi đến những người khác thông qua email hoặc file báo cáo tiến độ.
4. Bạn muốn họp theo kiểu nào?
Cân nhắc trước loại cuộc họp sẽ giúp bạn hoàn thành mục tiêu nhanh hơn. Thiết lập điều này sớm sẽ giúp mục đích rõ ràng và cuộc trò chuyện không bị vòng vo, vì vậy thời gian của bạn sẽ hiệu quả hơn.
Có một số kiểu họp phổ biến như: Họp tiến độ (chỉ khoảng 10 ~ 15 phút), họp ra quyết định, họp xử lý vấn đề, họp team-building (gắn kết nội bộ), họp chia sẻ thông tin, họp ý tưởng.
5. Hình thức họp là gì?
Trước tới nay thì họp trực tiếp luôn là tiêu chuẩn, tuy nhiên tình thế mới khiến chúng ta chấp nhận và phổ biến hóa hình thức họp trực tuyến. Tuy nhiên khi “bình thường mới” trở lại, bạn cần xem xét hình thức họp thế nào là hiệu quả, phục vụ mục đích đặt ra nhất.
————————————————-
GrowMind – Đồng kiến tạo mạng lưới các công ty tiến bộ và hạnh phúc!
