Bài viết gốc: 5 Activities To Encourage Knowledge Sharing In Your Organization
Nguồn bài: Togetherplatform
Biên tập: GrowMind
Lan tỏa tri thức là bí kíp giúp nhân viên gia tăng sự gắn kết, cải thiện năng suất và nâng cao năng lực của tổ chức. Văn hóa học tập và chia sẻ sẽ là lợi thế cạnh tranh lớn của các doanh nghiệp so với đối thủ trên thị trường.
Trong bài viết này, GrowMind sẽ gợi ý cho bạn 5 hoạt động khuyến khích lan tỏa tri thức trong tổ chức.
I. Lan tỏa tri thức là gì?
Theo National Institutes of Health (NIH) định nghĩa “Lan tỏa tri thức” là các phương pháp truyền đạt, chia sẻ thông tin, tri thức trong nội bộ tổ chức. Những thông tin, tri thức đó có thể tài liệu đã được văn bản hoá, cũng có thể những kinh nghiệm, kiến thức của mỗi cá nhân được tích luỹ trong quá trình làm việc.
Có hai loại tri thức có trong tổ chức:
Tri thức hệ thống hóa
Tri thức được hệ thống hóa là những kiến thức hoặc thông tin được chia sẻ hoặc công bố trực tiếp trong tổ chức như: các chính sách, quy trình quản lý/vận hành dự án, các phương pháp/nguyên tắc khi thiết kế và phát triển sản phẩm… Loại kiến thức này có thể dễ dàng được truyền lại cho người khác.
Tri thức ngầm
Tri thức ngầm không được ghi chép lại và công khai một cách chính thức mà dựa vào sự học hỏi, tích lũy của các cá nhân trong quá trình làm việc. Chính kinh nghiệm, bài học mà họ thu thập sẽ được truyền đạt và chia sẻ lại cho người khác.
II. Lợi ích của việc lan tỏa tri thức?
Việc chia sẻ kiến thức sẽ đem lại rất nhiều ích lợi cho tổ chức, nhưng để mỗi nhân viên đều nhìn thấy giá trị và sẵn sàng tham gia là điều khiến nhiều công ty và nhà quản lí trăn trở. Để cổ vũ khuyến khích nhân viên chia sẻ kiến thức, học hỏi lẫn nhau tại nơi làm việc chúng ta cần nhấn mạnh vào những lợi ích dưới đây:
Lan tỏa kiến thức, thông tin chung của tổ chức
Đôi khi nhân viên sẽ cần được cung cấp thông tin hay trang bị kiến thức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, công việc của mình. Thay vì chờ đợi người quản lý chia sẻ thông tin, với những tài liệu hướng dẫn được lưu trữ sẵn, nhân viên có thể dễ dàng tiếp cận và chia sẻ các tri thức này.
Duy trì lợi thế cạnh tranh
Đội ngũ nhân viên có chuyên môn hoặc được đào tạo đặc biệt ở cấp độ cao hơn có thể chia sẻ kiến thức của mình với cấp dưới của họ thông qua hình thức cố vấn. Đây chính là cơ hội để các thành viên trong tổ chức cùng học hỏi, trau dồi kiến thức; tiếp thu nhanh chóng các bài học của người đi trước như một chuyên gia. Tri thức được luân chuyển là tri thức vượt trội mang lại cho tổ chức của bạn một lợi thế cạnh tranh.
Thúc đẩy sự cộng tác và phản hồi giữa các thành viên
Lan tỏa tri thức tạo ra văn hóa huấn luyện trong một tổ chức. Trong môi trường này, nhân viên được khuyến khích chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức với nhau và phát triển điểm mạnh của mình thay vì “giấu nghề”, cố gắng trở nên vượt trội so với những người khác trong tổ chức, tự mình âm thầm tích lũy kinh nghiệm mà không cho bất kỳ ai biết.
Gia tăng sự gắn kết và xây dựng văn hóa “hỗ trợ” trong tổ chức
Nếu nhân viên không hiểu được tầm quan trọng của việc chia sẻ kiến thức hướng đến mục tiêu chung của đơn vị hay tổ chức, họ sẽ ít muốn chia sẻ những gì họ biết. Ngược lại, khi được ghi nhận và đánh giá cao về năng lực, họ sẵn sàng lan tỏa hơn nữa tri thức của mình; nhận thức được hành động chia sẻ của mình mang lại ý nghĩa sâu sắc không chỉ với đồng nghiệp mà còn tạo ra giá trị cho cả doanh nghiệp.
Tối ưu thời gian và chi phí đào tạo nhân sự mới
Để một nhân sự mới có thể hòa nhập với môi trường làm việc sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức, nhưng một môi trường có văn hóa chia sẻ kiến thức sẽ giúp tối ưu về mặt thời gian và giảm chi phí.
Bỏ bớt các khoá học không cần thiết dành cho nhân sự mới, thay vào đó, những nhân viên kinh nghiệm có thể chia sẻ những gì họ đã tích luỹ được với người mới thông qua các hoạt động “hướng dẫn, kèm cặp”. Điều này giữ cho chi phí đầu tư nhân sự mới thấp hơn và tăng sự gắn kết, tạo cảm giác được quan tâm hơn ngay từ khi là nhân sự mới.
III. Các hoạt động “Lan tỏa tri thức”
Làm thế nào để tạo ra văn hóa chia sẻ kiến thức trong tổ chức, dưới đây là gợi ý về năm phương pháp bạn có thể thực hiện như sau:
1, Tổ chức các buổi học tập “Share to Learn/Seminar”chia sẻ kiến thức, kỹ năng
Để tạo ra văn hóa chia sẻ kiến thức tại nơi làm việc, bạn sẽ cần xây dựng một môi trường cởi mở và đáng tin cậy, coi trọng việc học theo nhóm. Sẽ mất một thời gian để xây dựng môi trường và thêm một khoảng thời gian nữa để hình thành thói quen. Vì vậy, các Quản lý/Lãnh đạo hãy kiên nhẫn để thúc đẩy tinh thần học tập của các thành viên.
Trong quá trình Tư vấn Xây dựng Tổ chức học tập và triển khai các hoạt động học tập cho khách hàng, GrowMind luôn khuyến khích các thành viên trong từng bộ phận/dự án thành lập những nhóm học tập nhỏ quan tâm cùng chủ đề, từ đó cùng nhau chia sẻ và học hỏi thông qua các buổi “Share to Learn” hay “Seminar nội bộ”. Đó vừa là cơ hội để các nhân viên cập nhật kiến thức mới, để kiến thức không ngừng luân chuyển, vừa là cơ hội rèn luyện các kỹ năng mềm như kỹ năng thuyết trình, điều phối.
Ngoài ra, để khích lệ và động viên tinh thần đội ngũ tích cực tham gia vào các hoạt động lan tỏa tri thức, GrowMind còn gợi ý những cách thức để trao thưởng, vinh danh. Việc ghi nhận này phần nào giúp doanh nghiệp củng cố tầm quan trọng của việc chia sẻ kiến thức trong tổ chức.
2, Xây dựng “Kênh quản trị tri thức”
Nhân viên của bạn có thể cải thiện năng suất nếu họ có nhiều cơ hội tiếp cận “tri thức ngầm” một cách dễ dàng. Đây là kiến thức quan trọng được chia sẻ giữa các nhân viên nhưng không được coi là chính sách hoặc thủ tục chính thức (tri thức hệ thống hóa).
Thay vì chờ mở các khóa đào tạo bài bản, chuyên nghiệp thì việc học có thể hiệu quả hơn nếu bạn tạo một không gian hoặc kênh học tập chung, nơi tri thức ngầm có thể được chia sẻ. Nhân viên của bạn có thể truy cập vào học bất cứ khi nào, bất cứ thứ gì hay ở bất cứ đâu mà họ muốn.
Với kinh nghiệm triển khai cho gần 20 doanh nghiệp (quy mô từ 100 – 800 người), bài toán GrowMind giải quyết với những chương trình phổ cập cho toàn dân luôn hướng đến việc “đóng gói và online hóa” bài giảng và nội dung đào tạo. Vừa có thể tái sử dụng nhiều lần, thuận tiện cho việc triển khai và chuyển giao, vừa đạt được mục tiêu tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng.
Việc xây dựng kênh quản trị tri thức còn giúp bạn quản lý và tận dụng được “chất xám” trong nội bộ tổ chức của mình một các tối đa và linh hoạt.
3, Tổ chức “Huấn luyện – Truyền nghề” giữa lãnh đạo với cấp dưới
Để việc chia sẻ kiến thức trở thành một phần của văn hóa công ty, thì đầu tiên cần sự “làm gương” của các Quản lý. Khuyến khích tạo điều kiện cho các hoạt động “Huấn luyện – Truyền nghề” trong tổ chức là một cách quan trọng để hình thành thói quen chia sẻ kiến thức của các thành viên.
Với triết lý thiết kế chương trình và giá trị đang theo đuổi, GrowMind luôn nỗ lực đồng hành và tư vấn các giải pháp xây dựng doanh nghiệp trở thành “Tổ chức học tập”, “Lãnh đạo học tập” và “từng cá nhân cũng phải là những con người học tập”. Bởi sự thay đổi của tổ chức bắt đầu từ sự thay đổi của từng thành viên và khởi đầu từ sự thay đổi của lãnh đạo.
Hãy bắt đầu với các cấp Quản lý/lãnh đạo để họ chia sẻ và truyền đạt lại nhiều hơn những kiến thức, bài học kinh nghiệm thực chiến của mình.
4, Chương trình Buddy (Đôi bạn cùng tiến)
Tại sao trong một tổ chức có rất nhiều đồng nghiệp mà chúng ta lại không tạo ra những cơ hội để nhân viên thêm gắn kết với nhau hơn và cùng giúp đỡ nhau trong công việc, học tập? Chương trình “Buddy” là chương trình “bạn kèm bạn” hay “Đôi bạn cùng tiến” mang lại nhiều giá trị như:
- Hỗ trợ các thành viên trong quá trình làm việc, học tập trong tổ chức
- Giúp nhân viên phát triển hơn về mặt kiến thức, kỹ năng làm việc và nâng cao năng suất
- Tạo một phong trào học tập sôi nổi, mang tính hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau trong tổ chức
Trong hoạt động này, GrowMind tiếp cận cách thức triển khai ở góc độ tổng thể, tránh việc triển khai rời rạc, khó nhìn thấy kết quả, tốn nguồn lực. Tập trung tư vấn và triển khai xây dựng lộ trình học tập theo hướng cá nhân hoá cho các doanh nghiệp. Với nhiều hình thức chia sẻ tri thức khác nhau: theo cặp (sư huynh – sư đệ), theo nhóm dự án, theo bộ phận…Giúp hoạt động học tập của doanh nghiệp diễn ra tự nhiên và thường nhật, không hoàn toàn phụ thuộc vào các chương trình do công ty tổ chức.
5, Thành lập các ERG (Employee resource group)
Nhóm nguồn lực nhân viên (còn được gọi là ERG) là các nhóm nhân viên tham gia cùng nhau tại nơi làm việc dựa trên các đặc điểm chung hoặc kinh nghiệm sống, làm việc. ERG mang lại cho nhân viên cơ hội kết nối với những người cùng định hướng phát triển, nhu cầu học hỏi được hình thành ở cấp độ bộ phận.
Việc xây dựng các đội nhóm giúp củng cố mối quan hệ, tăng khả năng gắn kết của nhân viên với công ty, phù hợp để thúc đẩy sự đa dạng và hòa nhập tại nơi làm việc. Ví dụ, bạn có thể tập hợp các thành viên có chung sở thích về việc đọc sách và thành lập “Cộng đồng chia sẻ sách hay và đọc sách cùng nhau”….
Doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu lan toả tri thức trong tổ chức? Hãy kết nối với GrowMind để chúng tôi tư vấn về cách thức thiết kế và triển khai các hoạt động học tập phù hợp với tổ chức của bạn.
