6 NGUYÊN TẮC ĐỂ HỌP HIỆU QUẢ

Những cuộc họp là “món ăn” không thể thiếu đối với doanh nghiệp. Đặc biệt khi ở cương vị quản lý, người “đứng bếp” những cuộc họp đó, thì việc làm thế nào để họp hiệu quả, mang lại giá trị cho người tham gia lại là nhiệm vụ không dễ dàng.

Chúng ta đã biết một doanh nghiệp thường có những hoạt động họp vận hành chính như thế nào qua bài viết: Họp: Nhịp điệu định kỳ – Trái tim của hoạt động vận hành. Sau đây, GrowMind tổng hợp một số bí quyết để cuộc họp trở nên hiệu quả, tiết kiệm thời gian:

Để cuộc họp đi đúng hướng, tiết kiệm thời gian, việc xác định mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt được sau cuộc họp cần phải được ưu tiên thực hiện ngay từ đầu.

Từ mục tiêu này, bạn và người tham gia mới nhanh chóng đề ra kế hoạch hành động, các công việc cần làm trong buổi họp và các giai đoạn tiếp theo.

Việc chọn thời gian cũng đóng góp vào sự thành công của buổi họp. Cần sắp xếp khung thời gian và thời lượng phù hợp cho tất cả người tham gia.

Những cuộc họp kéo dài thường gây tâm lý uể oải, mệt mỏi cho người tham gia, nên hãy chuẩn bị thật kỹ để rút ngắn thời gian họp.

Có một lưu ý khác dành cho người tổ chức: đó là nên đến đúng giờ, bắt đầu và kết thúc đúng giờ để tạo thói quen chính xác về thời gian, thể hiện sự tôn trọng thời gian của mình và người khác.

Để giúp các thành viên hiểu về quá trình họp, nội dung họp, các đối tượng liên quan, các công việc cần làm, bạn cần chuẩn bị trước agenda của cuộc họp và gửi tới tất cả người tham gia.

Điều này cũng giúp các thành viên chủ động tìm hiểu và suy nghĩ trước các phần có liên quan tới mình hoặc chuẩn bị các câu hỏi, thắc mắc trước khi bắt đầu thảo luận; đồng thời người chủ trì cũng kiểm soát được thời gian thực hiện các mục tiêu đã đề ra từ trước.

Việc kiểm soát nội dung họp, tránh để cuộc họp sa đà vào kể chuyện, chuyện phiếm, chia sẻ các nội dung không liên quan chính là nhiệm vụ của người chủ trì.

Người tổ chức cũng cần duy trì được không khí của cuộc họp bằng cách gợi ý, đặt câu hỏi cho người tham gia, bởi cuộc họp tạo ra không phải để tất cả cùng phải đưa ra một ý kiến, mà quan trọng là các ý kiến đều được ghi nhận để đưa đến thống nhất.

Sau cuộc họp, người chủ trì cũng cần tổng hợp các mục nội dung đã dược thảo luận và thống nhất, phân phối các công việc đến các thành viên, ghi rõ các vấn đề còn khúc mắc, cần được thảo luận tiếp. Biên bản cuộc họp là cơ sở để các thành viên, dù không có mặt, đều nắm bắt được lượng thông tin như nhau.

Các cuộc họp, cũng như một “món ăn”, càng chuẩn bị kỹ càng, có công thức chuẩn, cũng như sự tỉ mỉ, linh hoạt của người “đầu bếp” – hay chính là người quản lý/ người tổ chức, thì càng thành công và mang lại cảm xúc dễ chịu cho tất cả những người tham gia.