DẪN DẮT MỘT ĐỘI NGŨ KIỆT QUỆ (SAU ĐẠI DỊCH)

• Bài viết gốc: Leading an Exhausted Workforce
• Nguồn bài: HBR
• Biên tập, hình ảnh: GrowMind

Tất cả mọi người đều thấy mệt mỏi, kiệt sức khi phải đương đầu với những nỗi đau và mất mát trên quy mô toàn cầu. Khi đó, các nhà lãnh đạo phải học hỏi và thực hành các kỹ năng mới. Trong bài viết này, tác giả sẽ chia sẻ cách thức dẫn dắt đội ngũ kiệt quệ sau đại dịch thông qua các phương pháp xử lý có lợi và loại bỏ những cách làm gây bất lợi; giúp tránh một số sai lầm điển hình gây ra áp lực và không tạo ra thêm nỗi lo cho mọi người.

Gần đây, bạn có nhận thấy khách hàng của mình trở nên cáu kỉnh bất thường không? Mọi người tốn quá nhiều thời gian để trả lời e-mail? Bạn bè và đồng nghiệp có những ngã rẽ bất ngờ trong cuộc sống? Bạn có bị mất tập trung trong các cuộc trò chuyện quan trọng không?

Tất cả những hành vi này dù có vẻ không có liên hệ với nhau, nhưng đều là phản ứng của mọi người đối với hoàn cảnh khó khăn mà họ phải đối mặt khi chúng ta bước sang năm thứ ba của đại dịch. Gần như tất cả mọi người đều đã đánh mất một ai đó hoặc một cái gì đó – một công việc, một mối quan hệ, hay chính sự yên tâm của họ. Mọi hy vọng về một kết thúc rõ ràng, dứt khoát cho đại dịch đều tiêu tan. Chúng ta đã qua giai đoạn đỉnh dịch, nhưng vẫn đang trong tình trạng khủng hoảng.

Các nhà lãnh đạo không phải và cũng không nên cố gắng trở thành một bác sĩ điều trị. Tất cả mọi người đều thấy mệt mỏi, kiệt sức khi phải đương đầu với những nỗi đau và mất mát trên quy mô toàn cầu. Bạn có thể thực hiện các phương pháp xử lý có lợi và loại bỏ những cách làm gây bất lợi; tránh một số sai lầm điển hình gây ra áp lực và không tạo ra thêm nỗi lo cho mọi người.

Trở thành tấm gương

Tự chăm sóc, để ý bản thân không phải là điều xa xỉ: đó là điều cần thiết. Nếu bạn căng thẳng, cáu kỉnh, thu mình hoặc hay thay đổi, nhóm của bạn cũng có thể bị ảnh hưởng tương tự. Nếu quan điểm về thực tế của bạn bị sai lệch bởi việc phủ nhận, sự ảo tưởng hoặc suy nghĩ chia bè kéo cánh, thì khả năng thực hiện hành động một cách hiệu quả của nhóm bạn sẽ bị hạn chế nghiêm trọng. Nếu bạn hành động gây bất lợi, hoặc đưa ra quyết định hấp tấp, thiếu nhất quán, bạn sẽ hủy hoại lòng tin và tinh thần của đội nhóm.

Hãy mang sự nhân đạo lên phía trước và đặt nó ở trung tâm. Hãy là một hình mẫu trong việc quản lý sự không hoàn hảo không thể tránh khỏi của con người bằng tinh thần linh hoạt, cảm xúc cởi mở và các thói quen lành mạnh.

Tinh thần linh hoạt

Trong thời kỳ khủng hoảng, do thông tin mới liên tục đến và hoàn cảnh liên tục thay đổi nên càng cần sự linh hoạt về mặt tinh thần. Tuy nhiên, khả năng nhạy bén này khó đạt được hơn khi bạn đang đối mặt với căng thẳng, tổn thương, mệt mỏi, điều này tạo ra một lớp sương mù ngăn cản nhận thức và tinh thần. Hãy giữ cho những cơ bắp tinh thần được thả lỏng!

Tại nơi làm việc, hãy tạo thói quen thường xuyên hỏi ý kiến và thừa nhận những điều bạn chưa biết. Bình thường hóa và không ngại thừa nhận sai lầm. Thừa nhận những xung đột và các giá trị mâu thuẫn, chấp nhận việc thay đổi quyết định khi có thông tin mới và không ngần ngại nói lời xin lỗi. 

Ở nhà, hãy thực hành một phương pháp luyện tập cá nhân để giúp bản thân thoát khỏi những phiền muộn về tinh thần. Dành thời gian với thiên nhiên, viết nhật ký, bắt đầu một sở thích mới, thiền định – bất cứ thứ gì sử dụng các cơ bắp khác nhau trong não và tạo cơ hội để suy ngẫm.

Cảm xúc cởi mở

Thừa nhận khi bạn gặp khó khăn hoặc nếu bạn không ở trạng thái tốt nhất. Tuy nhiên bạn cũng cần phải cân bằng với việc: Một nhà lãnh đạo không thể chia sẻ mọi nghi ngờ và sợ hãi mà họ đang cảm nhận. Quan trọng hơn, bạn không nên dựa vào các thành viên để trấn an tinh thần của bản thân. Họ không có trách nhiệm phải nói với bạn rằng mọi thứ sẽ ổn thôi, hay tâng bốc bạn lên. Nhưng nếu các thành viên gắn bó đến mức độ có thể biết khi nào bạn có một ngày tồi tệ – bạn có thể thừa nhận điều đó, để họ hiểu bạn và cả team có thể điều chỉnh cho phù hợp.

Thói quen lành mạnh

Lý tưởng nhất là bạn có sự hỗ trợ về mặt xã hội/ cảm xúc ngoài công việc – đó có thể là vợ/ chồng, bạn bè, bác sĩ trị liệu, một tôn giáo, hoặc thậm chí là “một đội ngũ cố vấn riêng”. Hãy thường xuyên kiểm tra bản thân mình với những người này! Và chăm sóc bản thân bằng tất cả những cách đơn giản, cơ bản như: ngủ, tập thể dục, dinh dưỡng, thời gian nghỉ ngơi tinh thần.

Đảm bảo rằng nhóm của bạn cũng có thể thực hiện những việc này cho chính họ. Họ có thể không cần lời khuyên về những việc phải làm, nhưng thực tế họ cần: thời gian, tiền bạc, thiết bị, cách thức tiếp cận – để làm những điều đó. Hãy coi việc chăm sóc bản thân trở thành chủ đề trò chuyện thường xuyên – thỉnh thoảng bắt đầu cuộc họp bằng cách yêu cầu mọi người nêu một điều tốt mà họ đã làm cho bản thân hoặc một cuộc trò chuyện ý nghĩa mà họ đã có gần đây.

Nếu ngành/ văn hóa công ty của bạn cố nhồi nhét sự cạnh tranh ngay cả trong hoạt động giải trí – chẳng hạn như “làm chăm chỉ, chơi hết mình” – hãy cố gắng phá vỡ điều đó. Nếu mọi người khoe khoang về việc luyện tập cho các hoạt động thể chất hoặc nâng cao kỹ năng ngoại ngữ vào cuối tuần, hãy tự tin cho thấy rằng ăn kem và xem một chương trình trinh thám cũng là một cách hợp lý để làm trong thời gian rảnh rỗi.

Hãy giảm tải

Căng thẳng có thể tích lũy dần dần. Cơ thể và não bộ đều phải chịu áp lực tương đương nhau về thời hạn thực hiện công việc, những lần tranh cãi với vợ/ chồng, nỗi lo về tài chính, ngay cả việc con chó không ngừng sủa và máy tính liên tục hỏng. Sự kiên nhẫn, tự chủ, quan điểm, sự chú ý và khôn ngoan để đối phó với những tình huống này đều xuất phát từ cùng một “quỹ”, đó là quỹ của chính bạn, chuẩn bị về mặt tâm lý.

Và đối với rất nhiều người, “quỹ” đó đang bị thiếu. Ngay cả trước khi xảy ra đại dịch, bác sĩ bác sĩ Lucy McBride viết trên tạp chí The Atlantic với bài viết “Người Mỹ hẹn hò với tình trạng kiệt sức,” rằng “chúng ta nằm trong số những nhóm dân số kém khỏe mạnh nhất ở các nước giàu có. Các căn bệnh liên quan đến tuyệt vọng – bao gồm trầm cảm, lo âu, PTSD và nghiện ngập – đã tràn ngập khắp nơi. “Kể từ Covid, rất nhiều khía cạnh của cuộc sống đòi hỏi thêm các công việc phát sinh…. chúng ta phải sắp xếp việc nuôi dạy con cái, chăm sóc gia đình và làm việc mà không có sự hỗ trợ như trước đây.”

Giảm tác nhân gây căng thẳng

Giảm thiểu những tác nhân gây căng thẳng trong cuộc sống của bạn và đội ngũ càng nhiều càng tốt. Thực hiện một mục tiêu tích cực để giảm bớt căng thẳng trên diện rộng, cho tất cả mọi người. Hãy coi đó là một kế hoạch bảo tồn năng lượng tâm lý: Có thể làm gì để bảo quản năng lượng nhận thức và các cảm xúc có giá trị của mọi người cho những công việc quan trọng nhất, tại văn phòng và ở nhà? Khuyến khích các đề xuất – nhân viên cũng có thể đưa ra các cải tiến quy trình hoặc ý tưởng về các đặc quyền hoặc phương pháp chi phí thấp giúp cuộc sống của họ dễ dàng hơn.

Đừng tạo thêm lo lắng

Có thể các nhà lãnh đạo không thể làm gì với đau buồn và tổn thương của mỗi cá nhân, nhưng họ có thể tạo ra một nền văn hóa mà không tạo thêm lo lắng không cần thiết. Mọi người sợ đau thương. Họ lo lắng về việc trông ngu ngốc, già nua và lạc lõng, hoặc xấu hổ.

Là một nhà lãnh đạo, bạn có thể làm rất nhiều điều để giảm bớt – hoặc làm trầm trọng thêm – những kiểu lo lắng này. Ví dụ: hãy cho nhân viên biết rằng nếu nhà của họ có lộn xộn trên Zoom hoặc nếu những đứa trẻ lọt vào khung hình cuộc họp thì cũng không sao hết. (Nếu thật sự không ổn, hãy giải thích lý do. “Bởi vì trông nó không chuyên nghiệp” không phải lý do hợp lý trong bối cảnh năm 2022). Trong các cuộc họp, hãy đảm bảo việc tạo ra không khí cởi mở kể cả khi có ai đó đặt những câu hỏi không có giá trị – hoặc đơn giản là họ không có bất kỳ câu hỏi, nhận xét hay ý tưởng thích hợp nào để chia sẻ.

Tạo một mạng lưới nhận thức an toàn

Mọi người có không gian của riêng mình – bạn có nhận thấy điều đó không? Đau buồn, tổn thương, lo lắng, tất cả đều có thể dẫn đến mất thời gian, mất sự tập trung. Việc mất đi các thói quen điển hình và khả năng nhận biết môi trường làm cho tình trạng thậm chí còn tồi tệ hơn, cũng như việc phải thích ứng với một loạt các hành vi thay đổi trong phần còn lại của cuộc đời. Mọi người đều đang gặp phải tình trạng quá tải về nhận thức.

Giảm thiểu sai lầm

Hiểu cho những gánh nặng tinh thần mà mọi người đang phải gánh chịu. Tạo danh sách kiểm tra, cách thức kiểm tra chéo, kế hoạch dự phòng, bất cứ điều gì phù hợp với doanh nghiệp của bạn, để ngăn ngừa các lỗi nghiêm trọng. Nếu điều này tạo ra cách làm mới, hãy rõ ràng rằng các biện pháp mới không làm đội ngũ của bạn giảm sự tin tưởng hoặc thiếu tự tin.

Đây cũng là thời điểm để nhân đôi các giá trị và văn hóa doanh nghiệp. Ý thức chia sẻ mạnh mẽ về “chúng ta” – với tư cách là một tổ chức hay một đội – là ai, chúng ta đại diện cho điều gì và chúng ta làm gì sẽ giúp giảm số lượng những đánh giá mà các cá nhân cần thực hiện.

Giảm tầm nhìn hẹp

Một khía cạnh khác của sự lơ đễnh là việc chỉ tập trung vào một mặt của vấn đề, bị cuốn vào các chi tiết hoặc mối quan tâm riêng. Hãy đảm bảo rằng tất cả các khía cạnh của một tình huống được kiểm tra bằng cách sử dụng việc đặt mình vào vị trí khác và luyện tập các biện pháp về tinh thần. Có lời khuyên rằng: “Khi tranh luận về một hành động, yêu cầu các thành viên trong nhóm liệt kê tất cả các kịch bản bi quan nhất/ lạc quan nhất, hoặc tương tự.” Đưa ra các quan điểm giả định – bạn sẽ giải thích sản phẩm này như thế nào với người ngoài hành tinh? Làm thế nào những người từ 200 năm trước sẽ giải quyết vấn đề này? Điều này không mất nhiều thời gian – mọi người sẽ làm tốt hơn nếu được thử thách khả năng sáng tạo.

Đặc biệt, vào cuối cuộc họp, hãy hỏi “Một người thực sự không hiểu vấn đề này đặt câu hỏi gì?” Mọi người sẽ thừa nhận sự tổn thương và sự nhầm lẫn lớn nếu đó không phải trách nhiệm của họ. (Ngay cả nhóm cởi mở nhất về mặt tâm lý cũng có thể có các thành viên có xu hướng tự bảo vệ bản thân khỏi nhầm lẫn và tổn thương). Hãy hỏi nhân viên về thú cưng của họ. Bạn có thể ngạc nhiên về điều sẽ xảy ra khi bạn hỏi đồng nghiệp về việc chú chó cưng của cô ấy cảm thấy thế nào khi cô ấy phải quay lại văn phòng làm việc. 

Học hỏi từ thất bại

Sai lầm và thất bại là không thể tránh khỏi – đặc biệt là hiện nay, khi một lực lượng lao động cố gắng thích nghi với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục. Bạn sẽ đối phó với chúng như thế nào?

Nghiên cứu của Amy Edmondson cho thấy rằng các nhóm không ngại thất bại sẽ làm tốt hơn trong cả việc học hỏi từ những sai lầm trong quá khứ và thử nghiệm những cách giải quyết vấn đề mới hoặc tiến hành công việc như thông thường. Tác giả này khuyên rằng các nhà lãnh đạo nên khen thưởng, thay vì cách bóng gió chê bai, những người đưa ra những tin tức tồi tệ. Đừng khiến nhân viên sợ hãi khi thừa nhận sai lầm hoặc khi bạn chú ý đến những vấn đề hoặc điều chưa rõ ràng. Thay vào đó, hãy cùng nhóm của bạn phân tích những thất bại và tìm ra cách để cải thiện.

Tạo ra ý nghĩa

Ý nghĩa quan trọng hơn hạnh phúc, đặc biệt là khi sống sót trong hoàn cảnh khó khăn. Trên thực tế, trên khía cạnh sinh học, bản thân sự thiếu vắng ý nghĩa có thể chính là một hoàn cảnh khó khăn. Nghiên cứu phát hiện ra rằng những người có ít ý nghĩa trong cuộc sống của họ, ngay cả khi họ hạnh phúc, có các mô hình phản ứng miễn dịch giống như “những người đang đối phó và chịu đựng nghịch cảnh mãn tính.”

Với tư cách là người lãnh đạo, hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào các hoạt động có ý nghĩa trong và ngoài công việc. Thúc đẩy tình bạn trong công việc và cơ hội kết nối. Vẽ một bức tranh rõ ràng về các nhiệm vụ phù hợp thế nào với sứ mệnh của tổ chức và tổ chức phù hợp thế nào với xã hội. Nói về những điều bạn thấy có ý nghĩa trong cuộc sống và cách bạn đảm bảo rằng bạn có thời gian và năng lượng cho những việc này.

Đồng thời, thừa nhận rằng ý nghĩa không được tìm thấy chỉ trong, hoặc thậm chí chủ yếu, thông qua công việc. Tìm hiểu những hoạt động và những thứ ngoài công việc có vai trò quan trọng đối với nhóm của bạn. Kết nối công việc của họ với những thứ đó, cũng giống như cách bạn kết nối công việc đó với sứ mệnh của tổ chức, có thể họ quan tâm đến: mức lương có thể giúp con họ đến một ngôi trường tốt; một lịch trình linh hoạt để xem các chương trình; cơ hội học lên cao hoặc đi du lịch; các đặc quyền và chiết khấu giúp cuộc sống khi có con trẻ – hoặc cuộc sống một mình – dễ dàng hơn.

Những công việc chiếm trọn cuộc đời của một người và tạo nên bản sắc cốt lõi của họ là từ thế kỷ 20. Một công việc nhằm hỗ trợ cho một cuộc sống ý nghĩa, sẽ được lấp đầy bởi một nhân viên được nghỉ ngơi đầy đủ: Đây mới là công việc của thế kỷ 21.