NHIỆM VỤ CỦA MANAGEMENT

Nguồn bài: https://www.tohaison.com/

Nhân vật “Tôi” trong bài viết là anh Tô Hải Sơn – CoFounder NTQ Solution – CEO GrowMind

Nhân vật “Tấn” được nhắc đến trong bài là anh Dương Trọng Tấn – CoFounder & CEO Agilead Global

Nội dung bài viết được trích dẫn từ quyển Management – Peter Drucker (2008), chương 3 (The dimensions of management).

Peter Drucker có viết, mọi người hay nhìn management từ bên trong, nên hay nói về công việc (work) của management; sách của cụ nhìn từ bên ngoài vào, nên bắt đầu với nhiệm vụ.

Trong quyển Management (2008), cụ Drucker đưa ra ba nhiệm vụ (task) chính của management:

Suy nghĩ thấu đáo và xác định mục đích và sứ mệnh cụ thể của tổ chức, cho dù là doanh nghiệp kinh doanh, bệnh viện hay trường đại học.
Làm cho công việc năng suất và người lao động có thành tựu.
Quản lý các tác động xã hội và trách nhiệm xã hội.

Tất nhiên sẽ còn nhiều nhiệm vụ khác, nhưng ở trên là ba nhiệm vụ chính mà mọi tổ chức đều phải đối mặt. Cụ Drucker còn gọi ba nhiệm vụ này là các dimensions (khía cạnh) của quản lý.

Nhiệm vụ 1: Xác định mục đích và sứ mệnh của tổ chức

Một tổ chức tồn tại cho một mục đích cụ thể và nhiệm vụ, một chức năng xã hội cụ thể. Trong doanh nghiệp kinh doanh, điều này có nghĩa là hiệu quả kinh tế.

Quản lý kinh doanh luôn phải đặt hiệu quả kinh tế lên đầu trong mọi quyết định và hành động. Quản trị kinh doanh sẽ thất bại nếu nó không tạo ra kết quả kinh tế. Nó thất bại nếu không cung cấp hàng hoá và dịch vụ theo mong muốn của người tiêu dùng với mức giá mà người tiêu dùng sẵn sàng trả. Nó thất bại nếu không cải thiện, hoặc ít nhất là duy trì, khả năng sản xuất của cải của các nguồn kinh tế được giao phó cho nó.

Dĩ nhiên tôi hoàn toàn đồng ý với nội dung trên. Các doanh nghiệp mới có lẽ hiểu rõ điều này nhất. Có ý nghĩa gì khi thành lập doanh nghiệp mà chi phí người dùng phải bỏ ra cho sản phẩm/dịch vụ của nó lớn hơn giá trị họ nhận được? Đơn giản là bạn sẽ không tìm được khách hàng.

Tuy nhiên với các doanh nghiệp đủ lớn, chi phí vận hành lớn, đây có thể là vấn đề nếu không tỉnh táo để nhìn nhận từ sớm. Bởi khi mọi thứ trở nên rõ ràng thì lúc đó là quá muộn. Câu chuyện cạnh tranh giữa Vinasun và Grab có lẽ là một ví dụ rất điển hình. Cụ Drucker có nói, hai chức năng căn bản nhất của doanh nghiệp là marketing và innovation.

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu quan tâm đến việc mang lại giá trị nhiều hơn cho người lao động. Bên Mỹ có người mở nhà máy sản xuất sữa chua chỉ để nhận người lao động di cư (tham khảo link). Tôi cũng có nghe kể về một số doanh nghiệp Việt Nam được thành lập để tạo công ăn việc làm cho người khuyết tật. Tuy nhiên, để đảm bảo được sự tồn tại và có đủ tài chính cho các chính sách tốt hướng tới người lao động, doanh nghiệp bắt buộc phải đạt được hiệu quả kinh tế trước tiên. Đấy là nhiệm vụ đầu tiên của management.

Nhiệm vụ 2: Làm cho công việc năng suất và người lao động có thành tựu

Công việc năng suất

Doanh nghiệp đạt hiệu suất thông qua công việc. Do đó, làm cho công việc năng suất là một chức năng thiết yếu…

Cụ Drucker đã viết những lời trên vào năm 1974, trong version đầu của quyển Management (2008) với tên “Management: Tasks, Responsibilities, Practices”. Và sách có nguyên một chương để nói kỹ hơn về năng suất của knowledge worker – người lao động tri thức, với những điểm rất khác biệt so với năng suất của người lao động chân tay.

Agilead Global rất quan tâm đến bài toán nâng cao hiệu suất cá nhân và tổ chức, cũng như giúp các đối tác cải thiện điều này. Ông Tấn có viết quyển sách Được việc, với nhiều phương pháp để giúp mọi người cải thiện công việc và cuộc sống. Có những cách thức rất đơn giản nhưng có thể thay đổi đáng kể năng suất cá nhân nếu áp dụng được triệt để. Thật vậy, bạn hãy thử Pomodoro với phương pháp Ivy Lee xem.

Người lao động có thành tựu

Nhưng đồng thời, các tổ chức trong xã hội ngày nay đang ngày càng trở thành phương tiện thông qua đó con người cá nhân tìm sinh kế của họ, tìm đường tiếp cận tới địa vị xã hội, tới cộng đồng, cũng như thành tựu và sự hài lòng của cá nhân. Do đó, việc làm cho người lao động đạt được thành tựu ngày càng quan trọng hơn và là thước đo hiệu quả hoạt động của một tổ chức.

Quá chí lý. Làm việc không còn chỉ là một công cụ để kiếm sống trong rất nhiều công việc ngày nay, nhất là với thế hệ Z. Có lẽ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tạo ra những “người lao động có thành tựu”. Nhưng triển khai được rộng rãi điều này thật không dễ dàng.

Tôi vẫn nhớ về lần đầu tiên được tham gia buổi tổng kết cuối dự án. PM trình bày 1 lượt các thông tin, anh em không ai ý kiến gì. Buổi họp tưởng chừng kết thúc thì anh Division Manager có đưa thêm câu hỏi “Bạn tiến bộ thế nào qua mấy tháng vừa rồi?”. Tự nhiên mọi người sôi nổi hẳn, lần lượt chia sẻ được rất nhiều. Sau này khi tham gia các buổi họp tương tự với vai trò quản lý, tôi đều đặt lại câu hỏi này mỗi khi PM quên (dù điều đó được quy định trong quy trình, và có hẳn một mục riêng trong template).

Tôi từng rất bất ngờ khi nhận thấy một bạn làm trong công ty cũ được khoảng 4 năm mà không có thành tựu gì đáng kể. Cũng không ít bạn rời công ty với mong muốn có thu nhập tốt hơn, công việc thách thức hơn. Có thành tựu là nhu cầu chính đáng của mỗi người lao động. Làm cho người lao động có thành tựu quả thật phải là một nhiệm vụ chính của management.

Vậy làm thế nào để “tạo ra” những “người lao động có thành tựu”?

Xây dựng các quy trình nhân sự một cách hệ thống là việc cần làm.

Bổ nhiệm nhân sự vào vị trí mới mà thiếu đi sự chuẩn bị sẽ là rủi ro với cả doanh nghiệp lẫn người lao động, thế nên cũng cần dành đủ sự quan tâm đến chiến lược phát triển nguồn lực.

Ngoài ra, kỹ năng của đội ngũ quản lý các cấp có ảnh hưởng lớn tới hiệu suất của công việc cũng như sự phát triển của đội ngũ. Câu hỏi “bạn đã tiến bộ như thế nào” nên được hỏi thường xuyên. Văn hóa “quản lý như một nhà huấn luyện” đang dần trở nên phổ biến trên thế giới, còn ở Việt Nam có vẻ bắt đầu manh nha (nhận định một cách vô cùng cảm tính của tôi).

Nhiệm vụ 3: Quản lý các tác động và trách nhiệm xã hội

Mỗi tổ chức của chúng ta ngày nay tồn tại để đóng góp bên ngoài chính nó, để cung cấp và làm hài lòng những người bên ngoài…

Doanh nghiệp tồn tại để cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng và thặng dư kinh tế cho xã hội, hơn là cung cấp việc làm cho người lao động và người quản lý, hoặc thậm chí cổ tức cho các cổ đông. Việc làm và cổ tức là những phương tiện cần thiết nhưng không phải là cái đích cuối cùng.

Để thực hiện công việc của mình, để sản xuất hàng hoá và dịch vụ kinh tế, doanh nghiệp phải có tác động đến con người, cộng đồng và xã hội… Nó phải có tác động đến cộng đồng với tư cách là hàng xóm, là nguồn việc làm và nguồn thu thuế nhưng cũng như các chất thải và chất gây ô nhiễm…. Nó phải thêm vào mối quan tâm cơ bản đối với số lượng (hàng hóa và dịch vụ kinh tế) mối quan tâm đến chất lượng cuộc sống, cho môi trường vật chất, con người và xã hội của con người và cộng đồng hiện đại.

Trách nhiệm xã hội

Ngành IT outsourcing có một ảnh hưởng tích cực: mang về ngoại tệ cho đất nước. So với các ngành khác như dệt may, thủy sản thì vẫn kém khá xa về con số. Tuy nhiên giá trị mang lại của ngành ITO rất lớn: chi phí đầu vào thấp, và giá trị của tri thức/kỹ năng của đội ngũ lao động tiếp thu được từ nước ngoài khó có thể đong đếm hết được.

Làm cho những nơi có tiêu chuẩn cao hơn hẳn như Nhật, Mỹ, EU, bị “đánh đập” nhiều nên kiểu gì cũng khá lên. Rất nhiều người có cơ hội được ra nước ngoài làm việc trực tiếp tại văn phòng của khách hàng. Thế nên ITO là cơ hội tốt để mọi người học hỏi, và không có giới hạn. Tôi đã chứng kiến rất nhiều bạn trưởng thành và có những bước tiến xa trong nghề nghiệp. (Tiếc rằng không phải bạn nào cũng mong muốn nắm bắt cơ hội đấy)

Tôi nhớ cỡ 2007 khi cùng mọi người trong bộ phận về thăm nhà một bạn, bố bạn ấy có bảo, mỗi dịp các cháu về chơi nên có hoạt động giao lưu với đoàn thanh niên địa phương, sẽ tạo ra những ảnh hưởng tích cực. Chú nhận xét, thanh niên ở đây không có nhiều cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc nước ngoài để mở mang đầu óc. Thế mà sau đó hình như cũng không có cuộc giao lưu nào thì phải.

Ở cấp độ doanh nghiệp, nhiều công ty ITO tôi có cơ hội tiếp xúc bắt đầu quan tâm hơn đến việc tạo ra môi trường tốt để mọi người cùng phát triển, thay vì chỉ tạo ra sự thành công cho những người sáng lập.

Trách nhiệm xã hội còn thể hiện thông qua các chương trình thiện nguyện, hiến máu. Có công ty quan tâm đến việc hạn chế sử dụng túi ni lông, hoặc thu gom pin đã dùng. Tuy nhiên, trong những công ty tôi có tiếp xúc, chưa thấy công ty nào có suy nghĩ một cách nghiêm túc và có chiến lược rõ ràng về trách nhiệm xã hội. (Bản thân tôi khi còn tham gia điều hành cũng không có được cái nhìn xa hơn)

Tác động xã hội

Về tác động doanh nghiệp đối với khách hàng, ngành ITO có một trở ngại lớn: khách hàng là doanh nghiệp và ở nước ngoài, nên các bạn làm dự án hàng ngày khó có cảm nhận rõ về giá trị mang lại cho khách hàng. Vì thế cũng rất khó để giúp các bạn developer, tester cảm nhận thấy ý nghĩa của công việc mình đang làm. Ở Amazon có một cách làm hay mà các công ty ITO có thể học: trong phòng họp có một ghế trống được dán tên “customer”. Nhìn chung về phần này cần phải suy nghĩ kỹ hơn.

Kết

Tôi vốn đi từ người làm kỹ thuật chuyển sang phụ trách các hoạt động vận hành nội bộ. Phải khá lâu sau tôi mới có được cái nhìn hướng đến khách hàng. Đâu đó cũng có nhận thức lờ mờ về trách nhiệm của mình ở vị trí quản lý. Giờ thử nhìn management theo hướng từ bên ngoài vào, đi từ các nhiệm vụ căn bản, cũng là một bước tiến mới.